K 1. lednu 2022 nabyla účinnosti novela zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Od roku 2023 pak budou účinné další novinky.
Změny od 1. 1. 2022
K tomuto datu je povoleno zasílání soukromých datových zpráv mezi právnickými osobami a podnikajícími fyzickými osobami a fyzickými osobami nepodnikateli. V případě právnických osob a podnikajících fyzických osob došlo k automatickému povolení doručování těchto zpráv, přičemž přijímající subjekty nemají možnost doručování těchto zpráv vypnout. Fyzické osoby nepodnikající však mohou požádat o vypnutí doručování těchto zpráv.
Dále je fikce doručení datových zpráv rozšířena i na tyto soukromé zprávy. V případě, kdy se oprávněná osoba nepřihlásí do datové schránky do 10 dnů ode dne jejího dodání, je tato zpráva považována za doručenou tímto desátým dnem. Na soukromé datové zprávy však je nahlíženo jako na úkony, které nejsou učiněné písemně a podepsané, tzn., že při odeslání dokumentu automaticky nedochází k jeho podpisu.
Změny od 1. 1. 2023
Další důležité změny přinese novela tohoto zákona, která nabyde účinnost od 1. ledna 2023. Fyzickým osobám podnikajícím, nepodnikajícím bude automaticky zřízena datová schránka, jakmile použijí prostředek pro elektronickou identifikaci (např. Národní bod pro identifikaci a autentizaci – NIA, mobilní klíč eGov, bankovní identita). Fyzické osoby však mohou po jejich zřízení požádat o znepřístupnění těchto datových schránek. Datová schránka bude rovněž automaticky zřízena každé právnické osobě zapsané v registru osob, kterým se rozumí spolkový rejstřík, nadační rejstřík, rejstřík ústavů, rejstřík společenství vlastníků jednotek, obchodní rejstřík a rejstřík obecně prospěšných společností. Dosud byla datová schránka zřizována pouze právnickým osobám zapsaným v obchodním rejstříku.
Právnickým osobám nepodnikajícím (neziskové organizace), které k 1. lednu 2023 dosud neměly datovou schránku, ji zřídí automaticky a bezplatně Ministerstvo vnitra nejpozději do 31. března 2023.
Kdo musí mít datovku?
S účinností od 1. 1. 2023 bude datová schránka automaticky zřizována:
Každé právnické osobě – nejen firmám zapsaným v obchodním rejstříku (jako dosud), ale také těm, které jsou zapsány ve spolkovém rejstříku (včetně pobočných spolků, tj. v našem případě základních a okresních organizací ČSV), nadačním rejstříku, rejstříku ústavů a další.
Každé fyzické podnikající osobě – dosud byly datové schránky OSVČ zřizovány pouze na základě jejich žádosti, nyní jim však DS zřídí Ministerstvo vnitra automaticky.
Každé svéprávné fyzické osobě zapsané v základním registru obyvatel, která použije prostředek „vydaný v rámci kvalifikovaného systému elektronické identifikace“ (například občanka s čipem). Tito lidé si budou moci DS deaktivovat.
Stát chce přimět k používání datových schránek
„Stát chce změnou zákona chtějí přimět občany, aby více používali datové schránky, jejichž prostřednictvím komunikují s úřady elektronicky. Povinně budou zavedeny pro všechny držitele živnostenského oprávnění a všechny podnikatele v takzvaných svobodných profesích, ale také spolky a společenství vlastníků bytů.
DS budou po lednu 2023 automaticky zřízeny i lidem využívajícím občanku s aktivovaným elektronickým čipem, bankovní identitu, NIA ID, či čipovou kartu pro vytvoření kvalifikovaného elektronického podpisu. Podle stejného předpisu se změny dočkají i ti, kteří si přes internet zjišťují například stav svého řidičského bodového konta nebo využijí jinou elektronickou službu státu. Tito lidé ale mohou ministerstvo vnitra požádat o deaktivaci DS. Povinnosti komunikace přes datovou schránku se tak mohou vyhnout. Pozor! Pokud se na ministerstvo neobrátíte sami a aktivně o deaktivaci nepožádáte, budete muset trvale plnit všechny povinnosti tak jako ostatní uživatelé.
Důležitá bude důkladná informovanost veřejnosti, aby nebyly doručovány dokumenty, například rozhodnutí správních orgánů, aniž by o tomto noví majitelé datových schránek věděli, a tím promeškali příslušné lhůty.
Dokumenty a jejich doručení
Další významnou legislativní změnou je „sjednocení okamžiku doručení soukromoprávních dokumentů s okamžikem doručení veřejnoprávních dokumentů“. Za doručené budou oba druhy dokumentů považovány v momentě, kdy se do datové schránky přihlásí její majitel.
V případě, že se do své datové schránky pravidelně nepřihlašujete, existuje bohužel i takzvaná fikce doručení. Podle ní je dokument považován za doručený do 10 dnů od momentu, kdy se v DS objevil. Je proto nutné datové schránky pravidelně kontrolovat.
„Cílem této úpravy je zabránit obstrukcím při doručování dokumentů bez nutnosti rozlišovat, zda se jedná o doručování právě soukromoprávního dokumentu, anebo dokumentu obsahujícího veřejnoprávní úkon.
Co datová schránka přinese?
Tím hlavním je úspora. za doporučený dopis dneska zaplatíte 47 Kč. Pokud ale pošlete poštovní datovou zprávu (tedy zprávu určenou právnické nebo fyzické osobě), bude vás to stát jenom 5 Kč (ještě do dubna 2021 se jednalo o 15 Kč). A v případě, že posíláte něco orgánu veřejné moci, je zpráva úplně zdarma.
Pokud ovládáte počítač a internet, pak datová schránka znamená taky zjednodušení. Už nemusíte běhat na poštu, tisknout dokumenty a řešit, jestli se po cestě k adresátovi dopis někde neztratí. Všechno vyřídíte pohodlně elektronicky.
Další nemalou výhodou je přehlednost: veškeré dokumenty budete mít v počítači, a nehrozí tak, že byste je vyhodili spolu s balíkem novin nebo někde založili. Jen dejte pozor. Přijaté zprávy zůstávají v datové schránce 90 dní, pak je musíte stáhnout nebo využít úložiště na portálu občana, případně tzv. datový trezor. Za ten se ale platí.
Ačkoliv je používání datových schránek pohodlné a praktické, nese s sebou přece jen určitou nevýhodu. Každá osoba s aktivní schránkou bude mít povinnost používat ji ke komunikaci s orgány veřejné moci. Takže například k posílání dokumentů na finanční, živnostenský nebo stavební úřad a další státní orgány. Aby vám neunikla žádná důležitá zpráva, můžete si nastavit upozornění do e-mailu. Anebo rovnou používat mobilní aplikaci, která vám dá o nové datové zprávě vědět.
Mgr. Jarmila Machová
